13.05.2022 во ВНИИДАД состоялся круглый стол на тему «Электронный фонд пользования: проблемы создания, хранения, использования», в котором приняли участие сотрудники отдела Автоматизированных архивных технологий Государственного архива Новосибирской области в формате ВКС.

В обсуждении приняли участие более 20 участников в очном формате, более 80 дистанционно с использованием средств видеоконференцсвязи, в том числе зам.начальника управления Росрахива Зулькарнаев А.Б., директор РГАЭ Е.А.Тюрина, директор РГАФД М.И. Смилянская, представители ГА РФ, РГАКФД, РГАНТД, ЦГА Москвы, ЦГАМО, ГА Республики Татарстан, Ленинградского областного государственного архива в г.Выборге, ГА Югры, РГА в г. Самаре, архивных учреждений Нижегородской области, Перми и других регионов, а также руководители и специалисты компаний ИТ-отрасли («ДИМИ-ЦЕНТР», «Альт-Софт», «ЭЛАР», «Биорг», «Тэлос-архив»).

На круглом столе обсуждались следующие вопросы:

Нормативное и методическое обеспечение создания электронного фонда пользования (ЭФП) в государственных и муниципальных архивах;

Экономические аспекты создания ЭФП (планирование, нормирование, организация работ силами архива и сторонней организации, стоимость услуг);

Информационные системы удаленного доступа к справочно-поисковым средствам и копиям ЭФП (проблемы внедрения, организации поиска, интеграции с информационными системами архива);

Опыт использовании искусственного интеллекта, нейросетей для поиска по описаниям или текстам электронных копий документов;

Особенности создания ЭФП на аудиовизуальные, научно-технические документы (карты, чертежи), ветхие, особо ценные и другие документы.

Участники круглого стола отметили значимость данной работы для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и предоставления доступа к историко-культурному наследию страны в цифровой форме. Вместе с тем были отмечены организационные, экономические и кадровые проблемы, возникающие при создании, хранении и использовании ЭФП. Поднимались дискуссионные вопросы выбора формата создания и хранения мастер-копий, рабочих копий, включения массивов созданных копий в архивные и региональные информационные системы, создания информационных ресурсов, унификации метаданных при описании копий ЭФП, а также учетных единиц и учетных форм. Отмечалась трудоемкость процессов обработки документов при подготовке к оцифровке, их реставрации (особенно научно-технической документации, документов на пленочных и магнитных носителях). Обсуждались также вопросы совершенствования форм использования копий ЭФП и перспективы применения искусственного интеллекта для контекстного поиска информации.