Опросный лист 02.02.2023 12:51 изменено Правила - Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830) Проведение комплексного обследования состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов организации, не являющейся источником комплектования Архива 1. Организация хранения 1.1 Наличие в организации утвержденного положения об архиве?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 1.5 Правил см. пункт 1.5 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 1.5 Правил 1.2 Наличие в организации отдельного помещение для размещения архивных документов архивохранилища?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.14 Правил см. пункт 2.14 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.14 Правил 1.3 В помещении архивохранилища проходят трубы водоснабжения и канализации, технические или бытовые выводы воды?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.17 Правил см. пункт 2.17 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.17 Правил 1.4 Архивохранилище оснащено искусственной или имен возможность естественной вентиляции? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.19 Правил см. пункт 2.19 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.19 Правил 1.5 Архивохранилище оснащено специальным оборудованием для хранения документов (стеллажи, коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов материалов)?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.14, 2.15, 2.21, 2.35 Правил см. пункты 2.14, 2.15, 2.21, 2.35 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.14, 2.15, 2.21, 2.35 Правил 1.6 Наличие в архивохранилище средствами пожаротушения, пожарной сигнализацией и охранной сигнализацией согласно требованиям ППР?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.14, 2.15, 2.22 Правил см. пункты 2.14, 2.15, 2.22 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.14, 2.15, 2.22 Правил 1.7 Архивохранилище оборудовано (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) противопожарными дверями?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.20 Правил см. пункт 2.20 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.20 Правил 1.8 Стеллажи и шкафы в архивохранилище установлены: - расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см; - расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см; - расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см; - расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см; - расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.21 Правил см. пункт 2.21 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.21 Правил 1.9 Установлен ли руководителем организации порядок сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.23 Правил см. пункт 2.23 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.23 Правил 1.10 В архивохранилище применяются светорассеиватели, защитные фильтры, шторы, жалюзи, нанесенные на стекло покрытия? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.15, 2.24 Правил см. пункты 2.15, 2.24 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.15, 2.24 Правил 1.11 Применяются ли в архивохранилище лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.15, 2.24 Правил см. пункты 2.15, 2.24 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.15, 2.24 Правил 1.12 Соблюдается ли в архивохранилище нормативный температурно-влажностный режим (температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха - 50 - 55%)?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.15, 2.25, 2.26 Правил см. пункты 2.15, 2.25, 2.26 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.15, 2.25, 2.26 Правил 1.13 Имеются ли в архивохранилище средства измерения и контроля температурно-влажностного режима? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.15, 2.25, 2.26 Правил см. пункты 2.15, 2.25, 2.26 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.15, 2.25, 2.26 Правил 1.14 Фиксируются ли показания контрольно-измерительных приборов в регистрационных журналах?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.15, 2.25, 2.26 Правил см. пункты 2.15, 2.25, 2.26 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.15, 2.25, 2.26 Правил 1.15 Проводятся ли в архивохранилище санитарно-гигиенические мероприятия? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.15, 2.27, 2.28, 2.29 Правил см. пункты 2.15, 2.27, 2.28, 2.29 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.15, 2.27, 2.28, 2.29 Правил 1.16 Обеспечивается ли хранение документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.36 Правил и пунктам 2.15, 2.24 Правил см. пункт 2.36 Правил, пункты 2.15, 2.24 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.36 Правил и пунктам 2.15, 2.24 Правил 2. Организация сохранности документов 2.1 Проводится ли в архиве организации проверка наличия и состояния документов комиссией или не менее чем двумя работниками? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.14, 2.40 Правил см. пункты 2.14, 2.40 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.14, 2.40 Правил 2.2 Соблюдается ли цикличность проверки наличия и состояния документов на бумажных носителях (не реже одного раза в 10 лет)? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.14, 2.40 Правил см. пункты 2.14, 2.40 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.14, 2.40 Правил 2.3 Соблюдается ли цикличность проверки наличия и состояния документов на электронных носителях (не реже одного раза в 5 лет)? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.14, 2.40 Правил см. пункты 2.14, 2.40 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.14, 2.40 Правил 2.4 Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.14, 2.43, приложению № 3 Правил см. пункты 2.14, 2.43, приложение № 3 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.14, 2.43, приложению № 3 Правил 2.5 Наличие актов об утрате документов, справка о проведении розыска, если дело не найдено? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.14, 2.44, приложению № 6 Правил см. пункты 2.14, 2.44, приложение № 6 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.14, 2.44, приложению № 6 Правил 2.6 Наличие плана конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.49 Правил см. пункт 2.49 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.49 Правил 2.7 Ведение учета всех хранящихся в архиве организации документов, включая документов по личному составу, копий документов фонда пользования (при наличии) и описей дел, документов? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 3.1 Правил см. пункт 3.1 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 3.1 Правил 2.8 Ведение учета всех хранящихся в архиве организации документов, включая документов по личному составу, копий документов фонда пользования (при наличии) и описей дел, документов? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 3.1 Правил, пунктам 2.45, 2.46, 2.47 Правил см. пункт 3.1 Правил, пункты 2.45, 2.46, 2.47 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 3.1 Правил, пунктам 2.45, 2.46, 2.47 Правил 2.9 Осуществляется ли выдача документов из архивохранилища с письменного разрешения руководителя архива организации?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.45, 2.46, 2.47 Правил см. пункты 2.45, 2.46, 2.47 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.45, 2.46, 2.47 Правил 2.10 Превышает ли срок выдачи дел для использования работниками судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов шесть месяцев?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.45 Правил см. пункт 2.45 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.45 Правил 2.11 Наличие книги выдачи дел выдача документов из архивохранилища? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.46, 5.8 Правил см. пункты 2.46, 5.8 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.46, 5.8 Правил 2.12 Оформляется ли выдача документов из архивохранилища актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.46, приложению № 10 Правил см. пункт 2.46, приложение № 10 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 2.46, приложению № 10 Правил 2.13 Размещается ли карта-заместитель дела вместо выдаваемых документов? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 2.47, приложению № 7 Правил см. пункт 2.47, приложение № 7 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту пункту 2.47, приложению № 7 Правил 2.14 Ведение в архиве организации основные (обязательные) учетные документы (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов (для организаций, хранящих документы более одного фонда); лист фонда; опись дел, документов; реестр описей (при наличии двух и более описей дел)? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 3.6 – 3.11, приложениям №№ 11 - 19 Правил см. пункты 3.6 – 3.11, приложения №№ 11 - 19 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 3.6 – 3.11, приложениям №№ 11 - 19 Правил 2.15 Наличие приказа руководителя об утверждении состава экспертной комиссии и положение об ЭК ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 4.8, 4.9 Правил см. пункты 4.8, 4.9 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 4.8, 4.9 Правил 2.16 Наличие приказа руководителя об утверждении состава экспертной комиссии и положение об ЭК Соблюдаются ли сроки передачи архивных документов в архив организации после завершения дел в делопроизводстве в установленные сроки (не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года)? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 4.8, 4.9 Правил, пункту 4.1 Правил см. пункты 4.8, 4.9 Правил пункт 4.1 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 4.8, 4.9 Правил, пункту 4.1 Правил 3. Организация учета движения документов 3.1 Составляется ли на дела с истекшими сроками хранения акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 4.2, 4.9, 4.11 - 4.13 Правил см. пункты 4.2, 4.9, 4.11 - 4.13 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 4.2, 4.9, 4.11 - 4.13 Правил 3.2 Проводится ли ежегодно в организации экспертиза ценности документов?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 4.1, 4.3, 4.5, 4.6, 4.7, 4.9, 4.10, 4.11 Правил см. пункты 4.1, 4.3, 4.5, 4.6, 4.7, 4.9, 4.10, 4.11 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 4.1, 4.3, 4.5, 4.6, 4.7, 4.9, 4.10, 4.11 Правил 3.3 Наличие в организации номенклатуры дел, согласованной и утвержденной в установленном порядке? Составляются ли в структурных подразделениях организации описи на дела постоянного хранения и по личному составу? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 2.2, 4.14 - 4.18, приложению № 25 Правил см. пункты 2.2, 4.14 - 4.18, приложение № 25 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 2.2, 4.14 - 4.18, приложению № 25 Правил 3.4 Составляются ли в структурных подразделениях организации описи на дела постоянного хранения и по личному составуДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 4.31, 4.32, приложению №№ 23, 24 Правил см. пункты 4.31, 4.32, приложения №№ 23, 24 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 4.31, 4.32, приложению №№ 23, 24 Правил 3.5 Соблюдаются ли сроки представления описей дел структурных подразделений организации в архив организации (не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве)? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 4.31 Правил см. пункт 4.31 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 4.31 Правил 3.6 Проводится ли в организации полное оформление дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу для передачи в архив организации (подшивка (переплет) документов дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки дела)?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 4.19 - 4.30, приложениям №№ 8, 27, 28 Правил см. пункты 4.19 - 4.30, приложения №№ 8, 27, 28 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 4.19 - 4.30, приложениям №№ 8, 27, 28 Правил 3.7 Наличие утвержденного графика приема-передачи дел в архив организации, согласованный с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденный руководителем организации? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 4.33 Правил см. пункт 4.33 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 4.33 Правил 3.8 Соблюдаются ли требования к порядку приема-передачи дел в архив организации от структурных подразделений организации?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 4.33 Правил см. пункт 4.33 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 4.33 Правил 3.9 Соответствуют ли сводные описи дел, документов (годовые разделы) организации, составленные в архиве организации, установленной форме? ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пунктам 5.4, 5.5, приложениям №№ 14-18 Правил см. пункты 5.4, 5.5, приложения №№ 14-18 Правил Ваша деятельность не соответствует пунктам 5.4, 5.5, приложениям №№ 14-18 Правил 3.10 Соблюдаются ли организацией сроки представления описей дел, документов постоянного хранения (описей дел, документов по личному составу) на утверждение (согласование) ЭПМК комитета (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в опись)?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 5.5 Правил см. пункт 5.5 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 5.5 Правил 3.11 Оформляются ли акты об изъятии и возвращении документов с последующим включением их в дело фонда?ДаНеприменимоНет Ваша деятельность соответствует пункту 5.17 Правил см. пункт 5.17 Правил Ваша деятельность не соответствует пункту 5.17 Правил
